Vilket är bäst för ditt företag? Microsoft 365 eller Google Workspace? Två giganter som slåss för att dominera segmentet affärsproduktivitet.
Notera att båda våra utmanare har bytt namn.
Office 365 är nu Microsoft 365.
G Suite är nu Google Workspace.
I den här guiden kommer vi att titta närmare på dessa två och jämföra dem.
Innan vi sätter i gång och för att vara fullständigt transparent är Squad en Microsoft-partner.
Men syftet med artikeln är att ge dig en objektiv jämförelse för att hjälpa dig att fatta rätt beslut för ditt företag.
Låt oss vara tydliga från början – båda tjänsterna är utmärkta. Google och Microsoft gör ett bra jobb och på många sätt väljer du rätt oavsett vilken molntjänst du väljer.
Om guiden
Vi har delat upp guiden så här:
Först en snabb jämförelse: Passar dig som vill ha ett snabbt svar.
Sen en genomgång av ett par verktyg: Passar dig som vill ha mer information för att bilda dig en djupare uppfattning.
Innan vi rundar av knyter vi ihop säcken med prisexempel på företag med varierande storlekar.
Den snabba jämförelsen
Microsoft 365 och Google Workspace kan tävla med varandra när det gäller mesta. Och för att vara rättvis så erbjuder båda kompetenta verktyg som kan göra jobbet.
Om vi gör en något förenklad jämförelse så här:
- Microsoft OneDrive vs Google Drive
- Microsoft Word vs Google Docs
- Microsoft Excel vs Google Sheets
- Microsoft PowerPoint vs Google Slides
- Microsoft Outlook vs Google Gmail
- Microsoft OneNote vs Google Keep
- Microsoft Teams vs Google Meet
Då kan jag med handen på hjärtat säga att Google vinner på lagring (åtminstone i licenserna Business Standard och Business Plus).
I allt annat vinner Microsoft.
Värt att nämna i sammanhanget är att med Google Workspace får du inga skrivbordsapplikationer. Är det viktigt för din produktivitet behöver du inte ens en jämförelse. Då är valet självklart.
Prisskillnaden för båda plattformarna är marginell. Google ger introduktionspris i ett år för flera av sina licenser, men blir sedan dyrare än Microsoft. Ser vi över sikt vinner Microsoft på priset, men det är jämnt.
Säkerhet är förmodligen Microsoft 365s mest självklara vinst över Google Workspace.
Till skillnad mot Google Workspace är säkerhet och efterlevnad inbakad i varje produkt. Du behöver aldrig fundera på vilka applikationer som klarar av höga myndighetskrav. För mer information om säkerhetsfunktioner, gå till Microsoft säkerhetscenter.
Sedan saknar Google en motsvarighet till Microsoft Yammer. Med Yammer kan du sätta upp ett socialt nätverk för både kollegor och externa partners.
Vi har heller inte gjort en jämförelse mellan Microsoft SharePoint och Google Sites. Det förtjänar en egen artikel.
Äpplen mot Äpplen: Så här har vi jämfört
Det är viktigt att förstå hur vi har jämfört alternativen och syftet till varför.
För att förenkla den här guiden har vi valt att fokusera på företag med färre än 300 anställda och jämföra ”Business mot Business”.
Det vill säga Microsoft 365 Business Standard kontra Google Workspace Business Standard.
Bland annat har vi valt att göra så för att villkoren försämras avsevärt med Googles lägsta nivå Starter.
När vi jämför Googles Starter-licens med Microsofts lägsta nivå Basic, ingår inte mötesinspelning, lagringen är bara på 30 GB och du blir av med viktiga säkerhetsfunktioner.
Medan med Microsoft får du 1 TB lagring, behåller viktiga säkerhetsfunktioner och kan spela in dina möten.
Behöver du bara jobba online och inte vill ha skrivbordsapplikationer har Microsoft en licens med fler funktioner till mer än hälften av priset mot Googles Business Standard-plan.
Färre 300 anställda är för att det omfattar 98% av Sveriges alla företag. Dessutom har business-licenserna ett max tak på 300 användare.
Visserligen bör du välja Enterprise-licenser om det finns funktioner som ditt företag behöver, till exempel obegränsad lagring eller Teams-integration med ditt telefonsystem.
Som du ser kan det bli krångligt att göra en enkel jämförelse om vi ska ta hänsyn till alla möjliga förhållanden.
Vi hoppas att du uppskattar att vi förenklar den här djungeln åt dig.
Kort om vad du får med Google Workspace
Google Workspace består av en rad olika applikationer.
Du får presentationsverktyg, kalkylark, dokumenthantering och lagringsplattformen Drive.
Även den klassiska mejlapplikationen Gmail ingår, inklusive videokonferensverktyg, kalender, chatt, anteckningsblock och mer.
Med samarbete i grunden är applikationerna enkla att dela.
Du kommer endast åt Google Workspace via din webbläsare.
De känns mindre stökiga än de som följer med Microsoft Office, helt enkelt för att de inte har lika många funktioner. Men vissa föredrar enkelheten med Workspace.
Kort om vad du får med Microsoft 365
Microsoft 365 är utrustat med en rad kända verktyg. Dessa inkluderar Word, Excel, OneNote, PowerPoint, e-postklienten Outlook och lagringsplattformen OneDrive.
Du får även det välkända samarbetsverktyget Microsoft Teams där du kan chatta, ringa och komma åt andra viktiga funktioner i Microsoft 365.
Andra inkluderade applikationer som bara fungerar på PC är databashanteraren Access och publiceringsverktyget Publisher.
Alla verktyg kommer som skrivbords-, mobil- och webbversioner.
Många uppskattar det mer funktionella med Microsoft 365. Det är kraftfullt, kan hantera stora mängder data och komplexa funktioner på ett sätt som Google Workspace inte klarar av.
Microsoft släpper snabbt nya uppdateringar som fungerar bra offline och har också mer utvecklade mobilappar. Trots att Microsoft 365 är en Microsoft-produkt behöver du inte ha Windows för att få en bra Office-upplevelse.
Microsoft 365 vs Google Workspace – en genomgång av verktygen
När du har ansvar för att hjälpa företaget bli bättre, är det också ditt ansvar att välja rätt verktyg för samarbete. Men ett verktyg är bara lika bra som personen som använder den.
Därför är det viktigt att lära känna dessa verktyg och hur de bäst kan användas.
Det är inte bara funktioner som är viktiga, utan också hur enkelt det är att få alla på företaget att använda lösningen.
Om du inte tränar dina kollegor, om du inte tar dig tiden att lära dig dessa kraftfulla verktyg, förvänta dig inte att något av dessa kommer att förbättra din produktivitet och samarbete.
Det är i det här läget en bra samarbetspartner gör stor skillnad, men mer om det senare.
Nu en jämförelse i närmare detalj.
Lagring: OneDrive vs Drive
Molnlagring är en stark anledning till att många företag flyttar till molnet. Det hjälper till att sänka kostnader och förenkla fil- och dokumenthanteringen.
Med Microsoft OneDrive får du 1 TB per person. Det räcker gott och väl för de flesta företag.
Här vinner dock Google Drive fighten med dubbelt så mycket molnlagring på 2 TB med Business Standard och 5 TB med Business Plus.
Produktivitetsapplikationer: Microsoft vs Google
Vem hjälper dig att jobba smartast med dokument?
Med Microsoft 365 kan du installera Word, Excel, Powerpoint, OneNote, Access (PC) och Outlook på din dator och jobba offline. Även om fler och fler tjänster bli molnbaserade är det fortfarande många som föredrar att skicka filer till varandra.
Vi är vanedjur och gör saker på rutin.
Vi gillar att arbeta med välbekanta verktyg och med tanke på Microsofts långa historia av Office-produkter uppskattar företag lokalt installerade program.
Med Microsoft 365 kommer alla applikationer alltid med den senaste versionen. Ett argument för Microsoft 365 är att du aldrig mer behöver köpa ”en till applikation”.
Ett annat argument för Microsoft 365 är dess funktionalitet. Man kan rättvist säga att Googles applikationer är mer basala än Microsofts motsvarighet.
Microsoft Word är funktionsrikt och erbjuder en rad funktioner som Google Docs inte gör. Men faktum är att den breda funktionaliteten kan bli överväldigande och outforskad för många.
Google Docs är en enkel textbehandlare som gör sitt jobb. Men om du vill designa snygga dokument behöver du titta på Word. Om dina kunder och partners använder Word kan det vara smart att använda samma.
Microsoft Excel är kraftfullare än Sheets med 17 miljoner celler som tak. Den lämpar sig för allt från enklare uträkningar till riktigt tunga filer, perfekt för företag som använder Excel flitigt. Du kan även arbeta offline utan internetuppkoppling.
Google Sheets är enkelt att använda. Begränsningarna är dock 5 miljoner celler och att Sheets förlitar sig på din internetuppkoppling. Om du har begränsad hastighet eller stöter på problem kan viktiga data gå förlorad. Sheets erbjuder dock bra funktionalitet som lämpar sig till enklare uppgifter.
Vill du skapa effektfulla animationer och presentationer kommer Microsoft PowerPoint att göra ett bättre jobb än Google Slides.
Google Keep är användbar för att ta snabba anteckningar, men det kan inte ersätta strukturen i Microsoft OneNote. Det är inte ens designat för att göra det. Med OneNote kan du strukturera dina anteckningar med flera anteckningsböcker med egna sektioner och undersidor.
Den enda appen som kan mäta sig med OneNote är Evernote. OneNote ersätter effektivt behovet av att ha faktiska anteckningsböcker liggandes. Med andra ord ersätter det pappersbehovet för dig.
Sammanfattningsvis har Googles produktivitetsapplikationer ett mindre stökigt gränssnitt för att det har mindre funktioner.
Ett argument för Google Workspace är därför att det är enklare att lära sig.
Du kan dock argumentera för att folk är vana vid Office och därför är igång snabbare.
E-post: Outlook vs Gmail
Både Microsoft 365 och Google Workspace erbjuder bra e-postapplikationer, men ser väldigt olika ut.
Med Microsoft får du 50 GB postlåda, med Google får du 30 GB – och endast som webbapplikation. Outlook kommer både som webb- och skrivbordsapplikation.
Om du bara jobbar online med mejl kan Gmail vara frustrerande eftersom du inte kan sortera och gruppera på samma sätt som i Outlook.
Att använda sig av en egen mappstruktur är vanligt i Outlook. Många har även vant sig vid otaliga regler som snyggt sorterar inkommande och utgående mejl.
Gmail triumferar dock i sökfunktionen (kanske att vänta hos världens största sökmotor). Gmail är enkel, funktionell och har väldigt enkelt för att hitta meddelanden tack vare den kraftfulla sökfunktionen.
Outlooks skrivbordsversion erbjuder dock en hel del funktioner som Gmail verkar ha missat, till exempel ”Quick Steps” som låter dig automatisera vanliga och upprepande uppgifter.
Om du exempelvis flyttar meddelanden frekvent till en specifik mapp, kan du använda Quick Step för att flytta meddelandet med ett klick. Eller om du vill att meddelandet skapas som en kalenderpost och sen tas bort, kan du med ett klick se till att Quick Step gör detta.
Båda applikationerna tillhandahåller kalendrar som kan delas med andra på arbetsplatsen. Båda varianterna kan hålla ett register över möten, schemalägga möten och boka mötesrum.
Samarbete: Teams vs Meet
Inget företagspaket skulle vara komplett utan ett samarbetsverktyg. Både Microsoft och Google erbjuder bra alternativ för röst- och videokonferenser.
Microsoft Teams är en chatt-baserad arbetsyta som låter dig skapa gruppchattar, skicka privata meddelanden och filer.
Google Meet erbjuder ungefär samma sak, men saknar några av de funktioner Microsoft Teams har. Exempelvis kan du inte skicka filer med Meet, utan får i så fall ladda upp filen i din Google Drive och skicka en delningslänk.
Båda apparna har inbyggd skärmdelning och videomöten.
Teams är tätt integrerat med SharePoint som ger dig ännu fler fördelar och är därför ett bättre val om du arbetar med projekt i grupp eller har ett större behov av dagligt samarbete.
Prisexempel och kostnader
För att följa temat med den här guiden att hålla saker enkelt, så har vi valt att göra jämförelserna med standardpriserna och vad som gäller efter utvärderingsperioder.
Förtydligande: Google erbjuder ett lägre pris de första 12 månaderna för de 20 första användarna på licenserna Business Starter och Standard. Microsoft ger dig en gratis prova-på-månad och med Google kan du prova utan kostnad i 14 dagar.
Ja, du ser. Variabler som gör det komplext 🤷♂️🤷♀️
Låt oss hålla det enkelt 😊
Här är priskällorna:
Nu följer ett par prisexempel.
Prisexempel: Småföretag bara onlinetjänster (10 personer)
Fram tills nu har vi bara jämfört Business Standard-varianterna från Microsoft och Google.
Men vi ville ändå göra en jämförelse om du skulle vara ett företag som bara behöver onlinetjänster, alltså inte har behov för Office-paketet.
Microsoft 365 Business Basic:
- 43,70 kr användare/månad (årsabonnemang eller per månad och bindningsfritt om du köper via Squad)
- Endast molnappar (Word, Excel, PowerPoint, Teams, OneDrive och Office Online)
- 1 TB molnlagring per användare
- Onlinemöten med videosamtal upp till 300 personer (med inspelning)
Google Business Starter:
- 58 kr användare/månad (introduktionspris 52,20 kr per användare första 12 månaderna)
- Alla molnappar
- 30 GB molnlagring per användare
- Onlinemöten med videosamtal upp till 100 personer (ingen inspelning)
Sammanfattning: Behöver ditt företag bara onlinetjänster är Microsoft 365 både billigare och ger mer molnlagring per användare.
Du får också onlinemöten med den så viktiga inspelningsfunktionen. Dessutom har du Teams där du enkelt kan dela filer och samarbeta.
Prisexempel: Småföretag (30 personer)
Med fler anställda ökar även ofta företagets behov. Det kan bli viktigare med mer lagring, bättre mötesmöjligheter och skrivbordsappar.
Microsoft 365 Business Standard:
- 109,20 kr användare/månad (årsabonnemang eller per månad och bindningsfritt om du köper via Squad)
- Skrivbords- och molnversioner av alla Microsoft 365-applikationer
- 1 TB molnlagring per användare
- Onlinemöten med videosamtal upp till 300 personer (med inspelning)
Google Business Standard:
- 116 kr per användare/månad (introduktionspris 104,40 kr per användare första 12 månaderna)
- Alla molnappar
- 2 TB molnlagring per användare
- Onlinemöten med videosamtal upp till 150 personer (med inspelning)
Sammanfattning: Microsoft 365 är något billigare och du får även skrivsbords-applikationerna av hela Microsofts Office Suite. Google vinner dock på lagring och får här även inspelningsfunktion på möten.
Prisexempel: Medelstort företag (100 anställda)
Ett företag med hundra anställda har ökade behov för säkerhet, effektivt samarbete och kontroll.
Microsoft 365 Business Premium:
- 174,70 kr användare/månad (årsabonnemang eller per månad och bindningsfritt om du köper via Squad)
- Skrivbords- och molnversioner av alla Microsoft 365-applikationer + avancerat skydd mot cyberhot och enhetshantering
- 1 TB molnlagring per användare
- Onlinemöten med videosamtal upp till 300 personer (med inspelning)
Google Business Plus:
- 174 kr användare/månad
- Alla molnappar + utökade kontroller för säkerhet och hantering
- 5 TB molnlagring per användare
- Onlinemöten med videosamtal upp till 250 personer (med inspelning och närvarospårning)
Sammanfattning: I princip samma pris per användare för både Google Business Plus och Microsoft 365 Business Premium.
Den nämnvärda skillnaden från Standard-versionerna är att Microsoft inkluderar avancerade skydd mot cyberhot och enhetshantering. Google närmar sig med att kunna hålla större möten.
Microsoft håller fast vid sin 1 TB molnlagring medan Google Business Plus ökar till 5 TB molnlagring per användare. Detta kan vara värdefullt om dina kollegor kommer att hantera och dela större filer, till exempel videor.
Partnernätverk – gör det själv eller få hjälp
Fördelen med att jobba med en partner är att du får tillgång till specialister som hjälper dig att strategiskt se över dina IT-behov och sätta upp en plan, så att du kan få mer gjort, förbättra samarbete och sänka kostnader.
Både Microsoft och Google har ett globalt partnernätverk som kan hjälpa dig med konsultation, migrering, IT-support, utbildning, utveckling, säkerhet och mycket mer.
Microsofts partnernätverk är mer mogen och betydligt större än Google Cloud Partner Advantage. Microsoft Partner Network, förkortat MPN, är ett program som lanserades 1992 och består av 640 000 partners.
2014 annonserade Google deras Google Cloud Partner Advantage (tidigare G Suite Partner Program) och har idag något fler än 13 000 partners.
Squad har jobbat med Microsofts produkter i över två decennier och varit partner ungefär lika länge.
Vi kan därför med insikt och erfarenhet uttala oss om det enorma stödet och de gedigna utbildningarna vi som partners får på Microsofts stora produktutbud, inte bara Microsoft 365.
Sammanfattning
Microsoft 365 och Google Workspace erbjuder båda liknande funktionalitet: till exempel ordbehandling, kalkylblad och lagring av filer.
Men det finns också skillnader.
Google Workspace erbjuder endast webbapplikationer medan Microsoft 365 också ger dig skrivbordsappar med Business Standard-licensen.
Google imponerar när det kommer till samarbete i realtid, medan Microsoft trycker på det faktum att de flesta är vana vid att använda deras produkter, vilket gör att inlärningsperioden blir kortare.
Microsoft 365 och Google Workspace har motsvarande prismodeller baserat på antal användare. Eller med andra ord, en person med en egen mejladress. Gruppadresser som support@foretag.se och info@foretag.se räknas inte som användare.
Pratat i generella termer finns det ingen nämnvärd prisskillnad.
Skillnaden är som högst några kronor per användare. Funktionaliteten och lagringskapaciteten är dock skillnaden.
Med detta sagt så hoppas vi att det har blivit enklare att välja.
Behöver du hjälp med att bestämma vad du ska skaffa och hur du ska använda det?
Prata med oss så hjälper vi dig med dina frågor.