3 min läsning

Det är inte bara storföretag som behöver effektiva processer och ett smidigt sätt att dela viktig information.

Småföretag är i lika stort behov av en samlingsplats för sin företagsinformation – en lösning som ett SharePoint-intranät ger kraft åt och som kan nås via Teams.

Med ett intranät tar du ett nödvändigt steg mot ett mer digitaliserat och till viss del automatiserat arbetssätt.

Men innan vi går vidare, låt oss först svara på frågan:

Vad är ett intranät?

Ett intranät kan beskrivas som en digital handbok, innehållandes företagsinformation, rutiner, kontaktuppgifter och annat som är kritiskt för att alla på företaget ska kunna göra sitt jobb på bästa sätt.

Beroende på industri och företagstyp anpassas informationen och skräddarsys till företagets behov.

Med Microsoft 365 är vår erfarenhet att:

Småföretag börjar oftast med ett statiskt intranät, som köps som en färdig lösning ”out-of-the-box” och anpassas efter behov. Intranätet uppdateras och hanteras sedan enkelt av företaget själva, utan krångel eller flera års IT-expertis.

Större företag som ofta har mer data och komplicerade behov går några steg längre med Power Automate och API-lösningar. Det gör att du kan automatisera processer och koppla ihop externa applikationer med Microsoft 365. Det här är en skräddarsydd lösning för företagets specifika ändamål.

Oavsett om det är ett litet eller stort företag, lägger du grunden för möjligheterna med digitalisering när du investerar i ett SharePoint-intranät.

Låt oss nu gå vidare och prata om hur SharePoint hjälper småföretag att digitalisera företaget.

Digitalisering, en outnyttjad potential för småföretag

Digitalisering. Ett ord som blir mer relevant för varje dag som går. Inte så konstigt – idag genomsyras det mesta av det digitala och fördelarna är många.

För företag ger digitalisering snabb och säker tillgång till kritiska dokument och information. Bort med pappershögar och manuella arbetsmetoder. Att flytta information och hantera den via molnet är modern företagsstruktur.

Många hävdar även att molnet är långt mer säkert än att förvara data in-house. Och helt ärligt, vem är sugen på att underhålla servrar när du kan lagra och hantera din data säkert och enkelt i molnet?

En IT-miljö i molnet underlättar både arbetsuppgifter och samarbeten. Alla får mer tid att utveckla kunderna och alla får den översikt som behövs för att kunna fatta bättre beslut.

Översikten är speciellt viktigt för företagets vd och andra chefer där förmågan att fatta snabba beslut är avgörande för tillväxt.

Du ska få ett exempel.

Säljteamet på Marcolin, en kund till oss och en av världens största glasögonagentur, använder SharePoint som ett viktigt säljverktyg, till exempel för att sätta prognoser.

Lösningen i SharePoint har gjort att säljarna får bättre koll på sina mål. Det har också lett till att cheferna enklare kan följa upp med säljarna. Här kan du läsa mer om hur de använder SharePoint.

Intranät är avgörande i resan mot digitalisering. Men hur kan en SharePoint intranät-lösning se ut för småföretag – och vilka fördelar ger det?

Fördelar med ett SharePoint-intranät

Många småföretag förlitar sig idag på Microsoft 365s kraftfulla applikations-portfölj för dokument-, mejl- och kalkylhantering. Programmen Excel, Outlook och Word känner de flesta till, men SharePoint är det desto färre som har full koll på.

Det finns till och med många som rynkar på näsan när SharePoint kommer på tal, då det har ett rykte om att vara onödigt komplext. Och visst, programmet har en rad funktioner och en viss nivå av komplexitet. Men allt beror på hur det byggs. Med rätt tänk och strategi bakom ett intranät eller företagsportal är SharePoint enkelt.

Som i Squads fall. Vi lever som vi lär, och använder därför själva det SharePoint-intranät vi levererar till våra kunder:

När vi pratar enklare varianter av intranät (det vi och många av våra kunder använder), så är det dock inte SharePoint-applikationen som används i största utsträckning

Till många saker används en annan applikation, som också är en del av Microsoft 365-portföljen, nämligen Teams.

Teams används bland annat för att:

• Kommunicera (via text, video eller ljud) i grupp- eller privata chattar
• Samarbeta i till exempel Word-, Excel-, och PowerPoint-filer
• Söka och enkelt hitta informationen i SharePoint

Kort sammanfattat presenterar Teams företagets information (som ligger i SharePoint), som exempelvis dokumentbibliotek och listor, enkla att komma åt från ett smidigt gränssnitt.

Med andra ord arbetar Teams och SharePoint tillsammans. Funktionerna i Teams tar det sen steget längre och möjliggör snabb kommunikation och enklare samarbete i alla typer av projekt.

Är SharePoint rätt för småföretag?

Ett intranät är både en start och en vital del i digitaliserings-strategin för småföretag.

Den stora fördelen med ett intranät, förutom att all kritisk företagsinformation blir centraliserad, är att informationen alltid är sökbar och lättillgänglig.

Med ett knapptryck kommer alla medarbetare åt viktig information var de än är, på dator och mobil. Tillgängligheten är ännu viktigare under pandemin när många jobbar hemifrån.

Detta sparar även tid. Med en portal och ett system att uppdatera och jobba med, samt ett standardiserat sätt att hitta information, gör det vardagen enklare.

Och med Teams för att kommunicera och samarbeta säkerställer du att alla medarbetare har verktygen som behövs för att göra jobbet.

Sammanfattning

För småföretag som är seriösa i sin digitalisering och vill ha snabb, säker och enkel åtkomst till sin viktiga information, är ett intranät i SharePoint ett smart val.

Det är även grunden för företagsportaler och sammankopplade lösningar skräddarsydda för specifika ändamål och affärsfall. Något som blir allt mer vanligt för att automatisera repetitiva uppgifter och få ut ännu fler fördelar av Microsoft 365.

Är du redo att digitalisera ditt företag? Nyfiken på hur SharePoint kan hjälpa till?

Bra, det är vi på Squad också.

Schemalägg din demo så visar vi dig hur din vardag kan bli enklare.