Frågan som vi oftast får från entreprenörer och småföretag är hur mycket outsourcad IT-support kostar. Vilket är logiskt. Som så många stora beslut i affärer och livet tenderar den begränsande faktorn vara din budget.
Det vill säga om det inte är tid.
Men att budgetera för IT är inte alltid enkelt. Men det ska heller inte vara komplicerat.
Med det sagt är syftet med den här artikeln att på ett enkelt sätt hjälpa dig få bättre koll på vad IT-support kan kosta.
Två saker innan vi sätter igång.
Det första – självklart finns det alltid undantagsfall till det jag nämner och gäller utifrån normala omständigheter.
För att den här artikeln ska vara lätt att förstå för småföretagare har jag gjort en förenkling av en komplex och fragmenterad IT-bransch. Något som jag tror du uppskattar.
Det andra – vad är egentligen IT-support? Låt oss inleda med att definiera det luddiga begreppet så att det blir tydligt vad vi på Squad menar.
Vad är IT-support?
IT-support, även kallad managed services, är en tjänst till ett fastpris under en prenumerationsmodell som ger företag proaktiva lösningar och tillgång till erfarna, kvalificerade experter.
En modern IT-leverantör kallas många gånger i branschtermer för MSP (Managed Service Provider) och erbjuder support som en del av en paketerad tjänst.
I den bemärkelsen har supportrollen utvecklats från att lösa supportärenden och underhålla gamla system, till att hantera molntjänster, bistå med inköpsrådgivning, optimera för att sänka kostnader och mycket mer.
Hur mycket kostar det att outsourca IT-support?
Kostnaden för IT-support och IT-tjänster avgörs oftast av:
- antalet anställda
- mängden data
- hur många servrar du behöver och vilka affärsapplikationer du har
Låt oss bryta ner varje sak för sig.
Antalet anställda
Antalet anställda är den faktor som påverkar supportpriset mest.
För att räkna fram kostnaden uppskattar IT-leverantörer hur många supporttimmar som krävs för varje anställd.
Det är vanligt att räkna på att varje anställd behöver en supporttimme i månaden och IT-konsulter tar vanligtvis runt 1000 kr i timmen.
Därför kan småföretag använda sig av följande formel:
- Anställda * 12 supporttimmar per år * 1000 kr/timme
För ett företag på tio anställda uppgår kostnaden till 120 000 kr för användarsupport.
Företag som har fler anställda kräver naturligtvis fler supporttimmar, men för den sakens skull betyder det inte att kostnaden är linjär.
Eftersom ett större företag effektivare uppnår stordriftsfördelar blir kostnaden oftast lägre per anställd. Med andra ord ”mängdrabatt”.
Mängden data
Hur mycket data ett företag har skiljer sig från bransch till bransch, ett arkitektkontor lagrar mer än en advokatbyrå, men det gemensamma är att mängden data ständigt ökar oavsett bransch och företag.
För att räkna på kostnaden för datalagring är följande formel en bra tumregel:
- Mängden data i GB * 2 kr per månad
Så för ett företag med 500 GB uppgår kostnaden till 1000 kr i månaden.
Antal servrar
Varje företag har unika behov och att avgöra serverkostnaden är mer komplicerat än att köpa en månadslicens av en molntjänst.
Om du har flera affärsapplikationer (exempelvis ekonomi och CRM) och de kan köras på en och samma virtuella server, kan du räkna med en månadskostnad på 1000–2500 per applikation.
Det stora spannet avgörs av vilka applikationer du har och om du behöver ytterligare licenser.
Har du bara en applikation brukar minimum kostnaden ändå hamna på 1500 kr per månad. I dessa priser ingår normalt backup av servern.
Löpande IT-kostnader: Vad betalar jag för?
Den stora kostnadsbiten hamnar på användarsupport och för ett vanligt företag bör det inte bli mycket högre än de estimeringar jag angett här.
En varning i sammanhanget är att vissa IT-leverantörer inte inkluderar support på plats. Hjälp fjärrledes ingår, men när konsulten åker ut får du en faktura.
Fråga därför alltid vad det är för typ av support du får för att slippa otrevliga överraskningar.
Bra att känna till är att många IT-leverantörer paketerar support med andra IT-tjänster som antivirus och molntjänster.
Utöver själva kostnaden för lagring tar IT-leverantören betalt för ansvaret över att säkra din data och arbetet med att ta backuper.
Serverkostnaden innefattar att IT-leverantören underhåller, uppdaterar och tar backup på servern. Applikationerna behöver också uppdateras och ofta behöver IT-leverantören samarbeta med programutvecklaren för att säkerställa att allt funkar vid uppgraderingar.
Hur är det med engångskostnader?
Även om de löpande kostnaderna står för den största delen behöver småföretag även budgetera för engångskostnaderna.
Vad kan du förvänta dig?
På en lägsta nivå behöver du budgetera för installation av datorer och migrering av data.
För detta är det rimligt att betala 1500 – 2000 kr per dator.
Om du av ett eller annat skäl måste behålla din server, räkna åtminstone med kostnaden för serverflytt och installation. Vilket givetvis påverkas av hur komplex din nuvarande IT-miljö är, men under normala omständigheter är 10 till 20 konsulttimmar rimligt.
Andra saker som IT-leverantören tar betalt för, kan bland annat vara installation av brandväggar och konfiguration av nätverk.
Här kommer bonusen: Hur du kan sänka dina IT-kostnader
I många fall kan småföretag sänka sina IT-kostnader och samtidigt få tillgång till användbara funktioner genom att välja en SaaS-lösning (Software as a Service).
SaaS är en molntjänst som gör att du kan nyttja programvaran utan att du behöver tänka på serverunderhåll och erbjuds från princip alla mjukvarutillverkare.
Det inkluderar stora giganter som Microsoft, Amazon och Google, men också mindre aktörer, som svenskägda Fortnox och norskägda Visma.
Office 365 är en SaaS-lösning och kan i många fall se till att småföretag slipper lagringskostnaden helt och hållet.
Microsoft har på senare år aggressivt utvecklat SharePoint Online som du får med Office 365 och i takt med detta utökat lagringsutrymmet.
Utöver att du får 1 TB personligt lagringsutrymme, får hela företaget även dela på en gemensam lagring.
Numera får företaget 1 TB plus ytterligare 10 GB per licenserad användare. Det är en generös ökning med 2000 procent från 0,5 GB per användare.
Lagringskapaciteten bör inte vara ett problem nu.
Och tack vare Microsofts ansträngningar med att utveckla SharePoint har de också förbättrat synkningsfunktionen.
Resultatet är att den har blivit pålitlig och snabb.
Med Files On-Demand som en ganska ny funktion, tog Microsoft ytterligare ett steg för att hjälpa småföretag att ersätta den traditionella filservern. Det innebär att du får tillgång till alla filer utan att du behöver ladda ner dem på din dator.
Här kan du lära dig mer om Files On-Demand.
För företag som har möjligheten att flytta sina affärssystem till olika molntjänster, är det möjligt att bli fullständigt serverlös och spara in på serverkostnader.
Självklart finns det undantag. För vissa företag som arkitektbyråer lämpar sig kanske inte molnlagring och därför behövs en filserver.
Men de allra flesta företag kan med hjälp av dessa tips sänka sina IT-kostnader och samtidigt få mervärden som ökad produktivitet och högre säkerhet.
Vad kostar IT-support med Squad?
Vi är inte särskilt hemlighetsfulla med våra priser eller hur vi gör vad vi gör. Gå till vår prissida för att räkna på ditt pris för IT-support.
Och visst fokuserar många på priset, men förmodligen spelar andra saker in när du ska välja en IT-leverantör. Kvalitet i form av kunskap och erfarenhet hos IT-leverantören spelar stor stoll.
Därför tror vi att en bra IT-leverantör är flexibel i sitt förhållningssätt och hjälper dig att lösa problem, samtidigt som de funkar som en källa till rådgivning för att hjälpa dig att växa, möta tekniska krav och tillgodose dina kunders behov.
Squad är en sån leverantör.
Vi tar det bästa från konsultvärlden (därifrån vi kommer) och det bästa från proaktiv support, lägger till helpdesk som du kan nyttja hur mycket du vill – fjärrledes som på platsen – och buntar ihop allt till ett fastpris per månad som gör det enkelt att budgetera.
Vi kallar det SquadLogic.
Det är designat för att ge dig och hela företaget sinnesro när det kommer till IT. I paketet inkluderar vi även molntjänster som Office 365, AI-baserad antivirusskydd och mycket annat.
För att hålla våra kostnader nere och våra kunder nöjda, har vi investerat tid och pengar i system som automatiskt upptäcker problem och håller enheter uppdaterade.
Sammanfattning
För småföretag är outsourcad IT-support ett attraktivt och värdefullt sätt till att få ut mer av sin teknik. Väljer du rätt får du en billigare och bättre IT.
Men IT-branschen är en komplex och fragmenterad bransch.
Medan tekniken i stor utsträckning är standardiserad, är många gånger villkor och tjänsteutbudet från olika leverantörer inte det.
I vissa fall betalar du för saker du inte behöver, i andra fall får du betala extra för något som borde ingå i den normala serviceleveransen.
Det vi har gått igenom är delvis baserat på branschstandard och till viss del på mer än 20 års erfarenhet inom IT-branschen.
Givetvis och av förklarliga skäl har vi inte kunnat ta hänsyn till alla möjliga scenarion. Men vi hoppas att informationen har varit till hjälp.
Om du vill veta mer om hur IT-support från Squad kan gynna ditt företag, hör av dig.